L’encaissement des factures est une tâche que tout designer textile freelance doit remplir régulièrement. Ce métier ne consiste pas seulement à jongler avec les tendances, les motifs, les textiles ou les couleurs, mais oblige à revêtir bien d’autres costumes que celui de créatif. 

Alternativement commercial, chargé de projet, juriste ou comptable, le designer cumule les fonctions et accomplit des tâches chronophages toutefois indispensables à la bonne santé financière de son activité. Suivi des règlements d’honoraires, gestion rigoureuse : voici nos conseils utiles pour procéder facilement à l’encaissement des factures, avoir une trésorerie saine, et par ricochet, évoluer dans un quotidien moins stressant. 

Le contrat d’un designer textile avec son client peut s’avérer complexe. Il est donc primordial d’établir certaines règles avant de débuter toute mission et de rester vigilant jusqu’à l’encaissement de la prestation.

Détailler les conditions générales de vente (CGV), un réflexe utile à l’encaissement des factures

La signature du devis, bon de commande ou contrat scelle l’accord entre le designer textile et le client. En joignant à ces documents des Conditions Générales de Vente détaillées, le client reconnaît avoir pris connaissance de toutes ces règles, les comprendre et surtout y adhérer. Elles répertorient l’ensemble des termes qui dictent la bonne exécution du contrat, il ne faut donc pas hésiter à les lister pour se prémunir de certains abus ou litiges : descriptif précis du projet, montant et nature du versement des acomptes, délais de livraison, date limite du paiement global…

Vous pouvez consulter Tous les conseils pour rédiger les CGV d’une maquette textile recommandés par un avocat.

• Conseil N°1 : Indiquer dans les CGV que le client n’a aucun droit sur le dessin tant qu’il ne l’a pas réglé en totalité ou encore, que toute modification du dessin apportée par ses soins ne saurait engager la responsabilité du designer en cas d’accusation de plagiat.

• Conseil N°2 : Se faire accompagner par un avocat ou un juriste dans la rédaction de ces documents personnalisés.

S’assurer de la solvabilité du client et fixer les échéances des acomptes

Dans le cas d’un nouveau client ou d’un volume important de motifs, glaner quelques informations sur le profil du prospect peut s’avérer utile. Certaines données publiques sont consultables en ligne : immatriculation au RCS, derniers bilans de l’entreprise (Infogreffe ou societe.com). 

• Conseil N°3 : S’assurer de la solvabilité du client ou vérifier qu’il ne fait pas l’objet d’une procédure collective rassure quant à sa capacité financière de régler la prestation et payer les acomptes demandés dans les délais prévus.

Définir la méthode et fréquence de facturation

Le mode de facturation varie d’un projet à l’autre, ainsi, chaque designer textile doit être en mesure de justifier ses exigences auprès de son client selon le contexte. La facturation pourra être périodique (mensuelle, ou trimestrielle sur les projets à long terme), ponctuée d’acomptes à dates prédéfinies.

Quel que soit le rythme de facturation choisi, il est important de préciser au client, dès la signature du contrat, la date d’exigibilité de chaque versement afin qu’il puisse honorer le paiement à échéance.

• Conseil N°4 : mieux vaut fractionner le règlement sous forme d’acomptes selon l’avancement de la commande (% à définir avant de débuter le travail, % en milieu de prestation, le solde, au rendu final du projet). (Cette condition peut être précisée au préalable dans les CGV).

Établir ses factures rapidement et solliciter le paiement sans tarder

Il est préférable de ne pas différer l’envoi des factures pour un encaissement dans les délais convenus. La gestion de facturation, et donc la gestion de trésorerie, sont des éléments clé pour pérenniser son activité de designer textile freelance.

• Conseil N°5 : Établir les factures au moins 1 semaine avant la date d’échéance et mettre en place un calendrier de facturation. 

• Conseil N°6 : Afin de se prémunir des impayés, vous pouvez proposer de fournir le fichier numérique en Haute Définition de la création seulement après réception du paiement de la facture (préconisé surtout pour les nouveaux clients). (Cette condition peut être précisée au préalable dans les CGV).

Défaut de paiement, retard : la relance client au service de l’encaissement des factures

Si malgré les conseils précédents, certaines factures demeurent impayées, le designer textile doit relancer rapidement son client. Le ton variera selon le nombre de rappels envoyés et le temps écoulé depuis le dépassement de l’échéance. La mise en place d’un calendrier de relance permettra de suivre l’ensemble des dossiers de contentieux et d’être plus réactif pour procéder à des mesures plus sévères.

• Conseil N°7 : Pour un rappel efficace, toujours s’adresser au bon interlocuteur. Le service comptabilité de l’entreprise débitrice sera plus réceptif à la problématique de factures impayées que le styliste ou le bureau d’achat de l’entreprise qui a décidé d’acheter la création (un oubli de transmission de la facture à la comptabilité est vite arrivé).

L’encaissement des factures impayées peut s’avérer difficile, voire impossible. Le designer textile doit donc faire preuve d’anticipation et de réactivité afin de trouver des moyens efficaces pour recouvrir sa créance. La procrastination est le pire ennemi d’une trésorerie saine, alors vive l’organisation !

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